线下活动策划的组织与实施

线下活动策划的组织与实施

QHHO

这个问题涵盖的范围好广啊,不同属性的活动分类很多,运作模式可能非常不同。

  运作一个活动大概分几个步骤吧。

  1.弄钱。

  在整个活动酝酿之时,第一步是要搞清楚这活动的价值,规模和辐射人群要做多大。根据整个活动的价值来进行活动创意和执行。列出时间表,预计效果,花销,备选方案,然后申请预算,放手来干吧!

  2.踩点。

  选址很重要,要考虑到企业本身的品牌塑造,也要考虑活动参加者的喜好,还要考虑设备和价格,交通等等因素。所以多打电话联系,并且可以利用公司品牌和活动影响力和场地方谈判来压低价格。有一次某吉他品牌在1933做活动,因为有媒体曝光,场地费用就全免。(老外真好讲话,不过人家也不傻,logo印的比吉他的logo还大,背景墙上狂贴。)

  一定要亲自踩点,并且调试音效,视频,灯光,检查座位,感受下是否容易找到,记下哪些地方需要做指示牌,哪些地方适合做易拉宝。最好能带美术一起,不带也要带相机拍照。不然美术将来没有空间概念,做出来的东西极有可能不合理。如果将来需要做ppt或者进场动画,最好来踩点的时候,带一个ppt,感受下现场用什么背景比较合适,最远距离观看者需要多大字号的字。

  3.拉客。

  拉客的办法有很多啊,选择的方法要看看预算了。有钱人就楼宇,地铁,灯箱,商场,电视,广播,报纸,杂志,视频网站,门户网站,呼叫中心……狠狠地砸下去吧。

  不过如果活动没有门票钱可以赚,这么干估计会被老板拍死。不怕,我们还有不怎么花钱的拉客办法。到社会化媒体里去拉客,发EDM去拉客,发软文去拉客,到论坛里去拉客,置换点资源去拉客。

  当然,嘉宾的名人效应也要利用起来,有粉丝和后援会的,联络经纪人去一起搞定,如果是经济界的,要去搞搞某大学的EMBA、MBA同学会什么的。如果是草根名人,要能通过大学做校园推广,精准营销嘛。

  报名环节一定要设置地简单再简单,可以根据客户群体的特点来设计。

  下面就是确认环节了,如果是会场环境,确认是必不可少的,不确认的话,到场率大概是40%-60%左右,看人品和天气吧。

  招募时间过久的话,要做一轮短信告知,写时间地点,行进路线,停车方式等等。但不推荐短信回复,有条件的话可以做电话确认,看活动需求吧。话术也很重要,让别人觉得参加这个活动机会难得,反正我试过,说“如果你不确认,我就把这个机会让给别人”之流的话,那个人本来不想参加的,立即转变口风,保证要来参加,就算实在没办法,也会留一个其他同事或朋友的联络方式,让别人代替参加。

  4.接客。

  现场工作人员,必须全部都去过现场踩点,在活动进行的前一天作现场准备活动,开会,人手一张to do list,每个人必须明确自己的相关任务,如果人员过多,要分小组,设置小组长。

  嘉宾一定要专人来负责,订机票or车票,接人,安排住宿,询问口味和喜好,陪同,告之其背景板的颜色、现场灯光,以便别人选择合适的衣服。

  如果需要团体订餐,一定订标准化的套餐,例如KFC或麦当劳什么的,防止意外发生。最好稍微多预备一些,我记得某次我们老板太抠门了,一人只给一个麦当劳最便宜的套餐吃,上海一小明星的经济人可怜巴巴地跑来找我,说那边有个人没吃饱,我只好把自己的伙食给他吃,我擦,明星不是要保持身材的嘛,吃那么多!

  所有的设备准备两套,反正我见过电脑突然坏掉的,忘记带电源线的,翻页笔突然坏掉的,堵在路上的,现场突然停电的(笑话都要准备几个)……

  5.散伙。

  资料入袋,分发,收集反馈,都做到润物细无声,设计元素很多可以融入,敲章,环保,贴心小卡片,小礼品……

  记得请工作人员吃个散伙饭,做活动执行真的很累很累!

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